Préambule
La Ville de Gennevilliers est amenée à collecter et à traiter des données personnelles vous concernant.
Le Règlement Général sur la Protection des Données, dit « RGPD », vient renforcer le contrôle exercé par les citoyens sur leurs données personnelles.
C’est dans ce cadre que l’équipe municipale souhaite vous témoigner son engagement total en matière de protection de vos données personnelles, vecteur de confiance essentiel entre la Ville et ses usagers.
A travers cette politique, la Ville de Gennevilliers souhaite vous fournir toutes les informations utiles sur la protection de vos données personnelles et les droits dont vous disposez.
En particulier, cette politique a pour objectif de vous délivrer une information claire et transparente sur les points suivants : quelles données personnelles sont traitées ? à quelles fins ? par qui ? comment ? pendant combien de temps ? etc.
Cette politique a pour également pour objectif de faciliter vos démarches pour exercer vos droits concernant vos données personnelles auprès de la Ville en détaillant chacun d’entre eux.
- Délégué à la protection des données
- Les bases juridiques et les finalités de nos traitements de données
- Les destinataires de vos données
- Dispositif de vidéoprotection
- Les transferts de vos données
- Les durées pour lesquelles nous conservons vos données
- La sécurité de vos données
- La sous-traitance
- Les droits qui vous sont reconnus
- Modification du présent document
Délégué à la protection des données
Le délégué à la protection des données de la ville de Gennevilliers est le cabinet Lexing Alain Bensoussan Avocats dont l’adresse de courrier électronique est : dpo@ville-gennevilliers.fr ou sur le formulaire de contact du délégué à la protection des données.
Les bases juridiques et les finalités de nos traitements de données
Certains des traitements mis en oeuvre par la ville de Gennevilliers sont nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée. Il en est ainsi notamment des traitements qui poursuivent les finalités suivantes :
- la gestion du recrutement ;
- la gestion des registres des personnes âgées ou handicapées mis en oeuvre dans le cadre du plan d’alerte et d’urgence départemental en cas de risques exceptionnels.
Les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en oeuvre pour répondre à des obligations légales et réglementaires incombant à la ville de Gennevilliers, notamment :
- la gestion de la comptabilité générale ;
- la gestion des enquêtes à des fins statistiques ;
- la gestion des téléservices ;
- la gestion des élections ;
- la gestion de l’état civil ;
- la gestion des demandes de pièces d’identité et autres documents administratifs ;
- la gestion des élèves des écoles maternelles et élémentaires ;
- la gestion des listes électorales ;
- la gestion des archives ;
- la gestion et l’attribution des logements sociaux ;
- le recensement de la population ;
- la gestion du recouvrement de certaines taxes et redevances ;
- la gestion du système d’information géographique (SIG) ;
- la gestion des demandes relatives aux droits des personnes concernées au titre de la règlementation en matière de données à caractère personnel.
Les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en oeuvre pour réaliser une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique de la ville de Gennevilliers, notamment :
- la gestion des téléservices de la ville de Gennevilliers ;
- la gestion du cadastre ;
- la gestion des cimetières ;
- la gestion des bibliothèques ;
- la gestion des inscriptions aux activités et aux manifestations sportives ;
- la gestion des demandes des usagers ;
- la gestion des études et des actions d’amélioration de l’habitat ;
- la gestion foncière et l’aménagement du territoire ;
- l’analyse et la mesure de la fréquentation du site ;
- la communication municipale.
Certains des traitements que nous mettons en oeuvre sont basés sur votre consentement. Il en est ainsi des traitements qui poursuivent les finalités suivantes :
- l’envoi de communication municipale par voie électronique concernant les services onéreux proposés par la ville.
Les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont fondés sur l’intérêt légitime de la commune de Gennevilliers à assurer la sécurité des personnes et des biens dans ses locaux :
- la gestion du système de vidéosurveillance.
Dispositif de vidéoprotection
La commune de Gennevilliers met également en œuvre des traitements de données personnelles à travers la mise en place de son dispositif de vidéoprotection. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter la page dédiée.
Les destinataires de vos données
Les données à caractère personnel que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de responsable du traitement.
Sont également destinataires de vos données, les catégories de destinataires suivantes :
- les membres du personnel de la ville de Gennevilliers ;
- nos éventuels sous-traitants ;
- les organismes publics ou non afin de répondre à nos obligations légales.
Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. La ville de Gennevilliers applique des politiques d’habilitation strictes qui permettent que les données qu’elle traite ne soient transmises qu’aux seules personnes autorisées à y avoir accès.
Les transferts de vos données
La ville de Gennevilliers ne transfère pas vos données en dehors de l’Union européenne sauf à ce que ce transfert soit fondé sur des dérogations pour des situations particulières (votre consentement, transfert nécessaire à l'exécution d'un contrat entre vous et la ville de Gennevilliers ou à la mise en oeuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande etc.).
Si la ville de Gennevilliers devait avoir besoin de transférer des données en dehors de l’Union européenne en dehors de ces cas dérogatoires, elle ne le ferait qu’après avoir pris les mesures nécessaires et adéquates pour assurer un niveau de protection et de sécurité des données personnelles équivalent à celui proposé en Europe, ce dont elle vous informerait préalablement.
Les durées pour lesquelles nous conservons vos données
La ville de Gennevilliers fait en sorte que les données ne soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Plus précisément, nous organisons notre politique de conservation des données de la manière suivante :
| Finalités | Durée de conservation |
|---|---|
| La gestion du recrutement | Les données sont conservées deux ans à compter du dernier contact avec le candidat non retenu |
| La gestion des registres des personnes âgées ou handicapées mis en oeuvre dans le cadre du plan d’alerte et d’urgence départemental en cas de risques exceptionnels | Les données sont conservées jusqu'au décès de la personne en cause ou jusqu'à sa demande de radiation du registre nominatif |
| La gestion de la comptabilité générale | Les données sont conservées pour la durée de l’exercice comptable augmentée des durées de prescriptions légales |
| La gestion des enquêtes à des fins statistiques | La durée de conservation des données est fonction de la finalité propre de chaque enquête. Par exemple, pour les enquêtes publiques environnementales, les données sont conservées 5 ans |
| La gestion des téléservices | La durée de conservation des données est fonction de la finalité propre de chaque téléservice. |
| La gestion de l’état civil | Les données sont conservées 100 ans à compter de la clôture du registre de l’état civil |
| La gestion des demandes relatives aux droits des personnes concernées au titre de la règlementation en matière de données à caractère personnel | Les données sont conservées un an à compter du jour de la demande |
| La gestion des demandes de pièces d’identité et autres documents administratifs | Les données sont conservées 5 ans à compter de la demande |
| La gestion des élèves des écoles maternelles et élémentaires | Les données sont conservées pour la durée de la scolarisation de l'élève dans une école de la commune augmentée des délais de prescriptions légales |
| La gestion des listes électorales | Les données sont conservées 3 ans |
| La gestion des archives | La durée de conservation des données est fonction de la finalité propre des traitements concernés |
| La gestion et l’attribution des logements sociaux | Les données collectées dans le cadre d'une demande locative de logement social doivent être supprimées à compter de la radiation de la demande du système d'enregistrement ou en cas d'attribution d'un logement. Les données doivent également être effacées lorsqu'un demandeur en fait la demande avant une radiation ou une attribution |
| Le recensement de la population | Les données sont conservées pour une durée de 5 ans |
| La gestion du recouvrement de certaines taxes et redevances | Les données sont conservées pour une durée de 6 ans |
| La gestion du système d’information géographique (SIG) | La base de données géographiques est mise à jour régulièrement et au minimum chaque année. La durée de conservation des données personnelles est définie pour chaque traitement métier interconnecté au SIG. |
| L’analyse et la mesure de la fréquentation du site | Les données sont conservées pour une durée maximale de 6 mois à compter du dépôt dans l’équipement terminal de l’utilisateur sauf opposition de la personne concernée |
| La gestion du cadastre | Les informations cadastrales sont mises à jour chaque année à partir de la documentation cadastrale tenue par l'administration fiscale |
| La gestion des cimetières | Dans ce cadre, vos données peuvent être conservées jusqu’à 30 ans |
| La gestion de la communication municipale | Jusqu’à opposition de la personne concernée ou retrait du consentement |
| La gestion des bibliothèques | Les données sont conservées pendant la durée d'utilisation du service de prêt pour ce qui concerne l'identité de l'emprunteur. Les données sont supprimées à la demande de l’emprunteur ou au plus tard un an à compter de la date de fin du dernier prêt. |
| La gestion des inscriptions aux activités et aux manifestations sportives | Les données sont conservées un an à compter de l’inscription augmenté des délais de prescriptions légales |
| La gestion des demandes des usagers | Les données sont conservées un an à compter de la demande augmentée des délais de prescriptions légales |
| La gestion des études et des actions d’amélioration de l’habitat | 10 ans à compter de la fin de l'opération programmée d’amélioration de l’habitat |
| La gestion foncière et l’aménagement du territoire | Pendant la durée de l’examen de la demande augmenté des délais des prescriptions légales applicables |
| La gestion du système de vidéosurveillance | Les images sont conservées pendant un mois. En cas de procédures disciplinaires ou pénales, les images sont conservées pour la durée de la procédure. |
La sécurité de vos données
La ville de Gennevilliers accorde une importance particulière à la sécurité des données à caractère personnel.
Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en oeuvre pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.
Lors de l’élaboration et de la conception, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils qui permettent le traitement des données personnelles, la ville de Gennevilliers s’assure qu’ils permettent d’assurer un niveau de protection optimal des données traitées.
La ville de Gennevilliers met ainsi en oeuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données traitées. A ce titre, la ville de Gennevilliers est en mesure de recourir à des techniques de pseudonymisation ou de chiffrement des données lorsque cela s’avère possible et / ou nécessaire.
La sous-traitance
Lorsqu’elle a recours à un prestataire, la ville de Gennevilliers ne lui communique des données à caractère personnel qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.
Nous concluons avec nos sous-traitants dans le respect de nos obligations légales et réglementaires des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers.
Les droits qui vous sont reconnus
La ville de Gennevilliers est particulièrement soucieuse du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données qu’il met en oeuvre, pour vous garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos données personnelles sont traitées.
A ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant :
- les finalités du traitement ;
- les catégories de données personnelles concernées ;
- les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
- lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
- l’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
- le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
- des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
- l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.
Vous pouvez nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.
Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
- les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
- vous retirez le consentement préalablement donné ;
- vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
- le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.
Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.
Ainsi, si aucun de ces motifs n’est présent, la Ville de Gennevilliers ne pourra répondre favorablement à votre demande ; tel sera le cas si elle est tenue de conserver les données en raison d’une obligation légale ou réglementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.
Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel dont la base juridique est l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique de la Ville de Gennevilliers (cf. article ci-dessus sur la base juridique du traitement). En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillerons à ne plus traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du traitement concerné sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou le traitement se justifier pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice. |
Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.
Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.
Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par la Commune de Gennevilliers.
Les données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont :
- uniquement vos données personnelles, ce qui exclut les données personnelles anonymisées ou les données qui ne vous concernent pas ;
- les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement évoquées précédemment.
Le droit à la portabilité ne peut pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.
Vous pouvez demander la portabilité des données selon la procédure définie ci-dessous en précisant si vous souhaitez les recevoir vous-même ou si cela est techniquement possible pour nous, que nous les transmettions directement à un autre responsable de traitement.
Dans ce dernier cas, vous veillerez à nous indiquer la dénomination exacte de ce responsable, ses coordonnées ainsi que le service ou la personne qui devrait en être destinataire. Afin de faciliter l’exercice de ce droit vous devrez informer ce destinataire de votre demande auprès de nos services.
Lorsque les traitements de données que nous mettons en oeuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil (3 place de Fontenoy 75007 Paris) sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.
Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en oeuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.
Vous disposerez également lorsque cette personne aura été désignée par le pouvoir exécutif définir des directives générales aux mêmes fins.
Les demandes relatives à l’exercice de vos droits s’effectuent à l’adresse postale suivante : Ville de Gennevilliers, à l’attention du délégué à la protection des données, 177, avenue Gabriel-Péri 92230 Gennevilliers ou à l’adresse Mail suivante : dpo@ville-gennevilliers.fr ou sur le formulaire de contact du délégué à la protection des données.
Modification de la politique externe de protection des données
Vous êtes invités à consulter régulièrement cette politique sur notre site internet. Elle pourra faire l’objet de mises à jour.